【だからあなたの問題は解決しない】問題、原因、課題を正しく定義しよう

プロジェクトには、常に問題が発生します。進捗の遅れ、重大なエラーの発生、いろいろです。

それはもしかしたら、「問題」「原因」「課題」を正しく定義できていないからなのかも。正しい定義の仕方を身につけましょう。

間違いだらけの問題定義

こんな定義の仕方をしていませんか？

あるプロジェクト、メンバーAさんの進捗が遅れています。

問題、原因、課題を考えます。こんな定義の仕方をしていませんか？

解決する気がしませんね。どこで間違えているのでしょう？

問題、原因、課題を正しく定義する考え方

問題、原因、課題の定義を間違うと、間違った対策になってしまいます。

意識すべきは以下。

問題：「目標」と現状の差

問題の定義を間違うと、その後もすべて間違えます。

大事なことは、そもそも目標が定義されているか？

あいまいな問題になっていないか

例えば、このようなことを、問題にあげていませんか？

この問題は永遠に解決しません。問題が解決した姿が思い浮かばないから。辿り着くべき目標が不明確なのです。

問題とは「達成すべき目標が達成できなかったこと」。目標のないところに、問題は存在しません。

目標がなんであったか、をまず確認しましょう。目標が分からないのなら、まずは目標を確認するべきです。

問題をブレークダウンする

問題定義で、もうひとつ意識しておくべきことは、問題の大きさが適切か？ということ。

例えば、次のような問題。

問題定義として正しいかもしれません。でもこれを、新人のAさんが解決するのは、ムリでしょう。

問題は、担当者が対応可能な範囲でなければなりません。問題が大きすぎる場合はブレークダウンする必要があります。

目標と現状の差から問題を導出する

目標が何であったか、それに対しての現状がどうであるか。

その目標と現状のギャップが「問題」です。

「１週間前に完了している」が目標、それに対して「完了していない」という現状。

そのギャップが、問題です。

原因：問題を生じさせる「客観的な事実」

問題が定義できたら、それを発生させている原因を探ります。原因は、客観的な事実として定義することが重要です。

原因を定義しないと、対策が陳腐になる

原因を考えないで、いきなり対策を考えるとどうなるでしょうか。

原因を追究しておかないと、対策が、問題の単なる裏返しになってしまいます。これでは解決しませんね。

なぜなぜ分析で原因を探る

問題を定義したら、その原因を深堀りする必要があります。「～はなぜか？」を繰り返して深堀りしていきます。

このなぜなぜ分析を行うことで、ほんとうの原因を明らかにしていきます。

原因を個人の能力に言及しない

原因定義のときに注意したいのは、原因を人の能力のせいにしないこと。

たとえ間違ってはいないとしても、原因の追究がそこで止まってしまいます。

原因は、他の人が見ても納得ができる、客観的な事実として定義する必要があります。

真の原因を定義する

なぜなぜ分析を繰り返し、人の能力に言及しないように注意しつつ、真の原因を特定します。

課題：解決に向けた「測定可能」な行動

問題と原因の次は、解決するための課題です。

課題定義で大事なことは、「実行可能であること」そして「実行したかどうかが分かること」。

つまり課題は、達成度合いを測定できる行動として定義する必要があります。

課題を思いつきで定義しない

課題をこんなふうに定義してしまう場合があります。

なにがよくないのでしょう？

この定義だと、解決に向かって行動できているのかが測定できないのです。

「アルゴリズムの実現方法を考える」といったって、どこまで考えればよいの？そもそも、考えただけでは問題は解決しない（コーディングしないとね）。

課題は、測定可能な行動とする

意識や心意気といったもので、課題を定義してはいけません。

実際に行動に移すことができ、達成度合いが測れる必要があります。

個々の行動は明確です。どの段階まで達成できたかで、進み具合が測定できます。

解決に向けた行動として課題を定義する

課題を、達成度合いを測定できる行動として定義しましょう。

その指針に従い、問題解決のために行動していきます。

測定可能な行動としておくことで、もし問題解決と外れたほうに向かったら、軌道修正する。こういった対応もとれるようになるわけです。

見直し前と後の問題定義を比べてみる

見直し前と見直し後の定義を、比較してみましょう。

見直したあとのほうが、問題解決への行動を起こしやすいですよね。

まとめ

最後に、いちばん気をつけること。

問題が解決しないときに、「〇〇君のせいだ」など、誰かのせいにしていませんか？

肝に銘じておきましょう。

あなたが対決すべき相手は、「問題を起こした誰か」ではなく「問題そのもの」です。

その誰かを責めても、問題は解決しません。

正しく問題を定義して、解決を図りましょう。